Mapeamento de processos da etapa de planejamento de obras públicas: o caso da execução indireta de obras de engenharia em uma universidade pública do Rio Grande do Sul
Resumo
As contratações públicas entre 2019 e 2022 representaram cerca de 30% do
investimento na construção civil no Brasil, evidenciando a importância de analisar
criticamente os processos envolvidos nessas contratações. A literatura indica que
aditivos de custos e prazos são frequentes em obras públicas, e infere-se que a
Gestão do Conhecimento, integrada ao Mapeamento de Processos, pode auxiliar na
redução dessas alterações contratuais. O objetivo geral deste estudo é investigar
como o Mapeamento de Processos da etapa de planejamento de contratações pode
contribuir para a otimização do processo de execução indireta de obras públicas de
engenharia em uma universidade pública brasileira. Para isso, foi realizada uma
pesquisa de natureza qualitativa, de caráter exploratório, delineada por meio de um
estudo de caso, seguindo uma sequência metodológica de 7 etapas, incluindo
pesquisa documental, análise dos registros de arquivos e entrevistas
semiestruturadas. Como resultado, foram elaborados os mapeamentos AS-IS e TO BE de 15 processos e/ou atividades sob responsabilidade imediata da Coordenadoria
de Obras e Planejamento Físico da Universidade Federal de Pelotas, utilizando o
software Bizagi®, tornando os processos organizacionais padronizáveis,
documentáveis e rastreáveis, contribuindo para a Gestão do Conhecimento. Os
mapas TO-BE foram elaborados propondo-se melhorias a partir de fragilidades
identificadas nas entrevistas, na análise documental e nos registros de arquivo. Dentre
as contribuições da pesquisa, destacam-se a aplicação prática da ferramenta de
Mapeamento de Processos nas rotinas da Coordenadoria de Obras e Planejamento
Físico; a reorganização dos fluxos de trabalhos com base em dados coletados através
do conhecimento tácito e explícito; a elaboração dos mapeamentos considerando a
Lei nº 14.133/2021, contribuindo para a adequação das rotinas institucionais ao novo
regime de contratações públicas; e a redução da informalidade presente nos
processos organizacionais mapeados. Como delimitações da pesquisa, está a
pequena quantidade de processos instruídos sob nova lei pela universidade objeto do
estudo e o fato de terem sido mapeados apenas os processos de responsabilidade
imediata da Coordenadoria de Obras e Planejamento Físico. Para estudos futuros,
recomenda-se expandir o mapeamento para outras fases da contratação, realizar
acompanhamento longitudinal dos impactos das melhorias e aplicar os mapas em
outras organizações públicas.